Inleiding

Inspiratie en stilte is een van de kernwaarden van Loopbaanparadox. In samenhang hiermee schrijf ik in de komende jaren verschillende blogseries. Na de eerste serie Stilte en bezieling volgt nu Timemanagement.

In de blogserie Timemanagement bied ik inspiratie op basis van het benedictijnse gedachtegoed. Het gaat hierbij om vragen als: hoe ga ik om met mijn taken en tijd? Het blog van vandaag gaat over een gezond dagritme. Een duidelijke dagindeling kan daarbij helpen. Hoe kun je dat vormgeven?

Elk blog sluit af met een groeivraag. Wanneer hierdoor persoonlijke dilemma’s of ervaringen naar boven komen, is mailen hierover altijd kosteloos mogelijk ( cora@loopbaanparadox.nl ).

Citaten

De citaten van vandaag geven inzicht in de dagindeling van de monniken. Deze wordt ingedeeld in gebedstijden. Hier een citaat over de gebedstijden en een eigentijdse toepassing ervan.

(Hulst, 2010, p. 68-69)

“Het is vragen om moeilijkheden en fouten om tegen het einde van de dag nog met een klus te beginnen die om veel concentratie en veel energie vraagt. Zo is het ook zonde om als je fris en krachtig bent in het vroege ochtendlicht slechts te beginnen met heel lichte en onnozele klusjes. Toch gebeurt dat vaak. Heel wat leidinggevenden die voor een deel een bureautaak hebben, beginnen hun werkdag met het doornemen van de post, het bedenken van de eerste reacties daarop, het bellen van enkele mensen over heel uiteenlopende kwesties, diverse instructies geven aan de medewerkers van het secretariaat. De starterenergie van de dag raakt al snel versnipperd en verspreid, en bovendien wijst psychologisch onderzoek uit dat je geest datgene wat je het eerst doet als het belangrijkste ervaart, en bij wat volgt al wat minder alert is. In de benedictijnse houding zou de aanpak om deze redenen omgekeerd zijn. Start de werkdag onmiddellijk met datgene op je lijstje wat de meeste aandacht, concentratie en energie vergt, en hou die aandacht en concentratie een flinke tijd vol. En bewaar post, antwoorden en telefoontjes voor het einde van de dag (behalve natuurlijk wanneer er iets urgents om een snelle respons vraagt).

Ook het opnemen van enkele markeringsmomenten van de dag, vertalingen van het ritme tussen priem en completen, kan – mits met enige vasthoudendheid volgehouden – de specifieke kleur en de eigen kansen van de seizoenen van de dag beter en vruchtbaarder doen uitkomen.” (Derkse, 2003, p. 118-119)

Aandacht voor een gezond dagritme in je organisatie

Wanneer je je dag indeelt naar gebedstijden, zorgt dat voor duidelijke structuur en helderheid, naar de organisatie waarin je werkt en naar jezelf. Ook zorgt het ervoor dat je dag zinvol ingevuld is.

Een duidelijke dagindeling kan helpen om je werkdag in te delen in verschillende taken naar het energieniveau dat hiervoor nodig is. Niet elke taak is even geschikt voor elk moment. Zoals Wil Derkse hierboven ook schrijft. Beginnen met je post is eigenlijk verspilde energie, want aan het begin van de dag ben je fris voor een inhoudelijke klus.

Ook kiezen voor momenten van reflectie is van belang. Wat moest ik ook alweer doen? Wat wilde ik doen? En op welke manier ga ik dat op dit moment wel of niet anders doen?

Een idee zou kunnen zijn om als team eens bij elkaar te gaan zitten en naar bovenstaande dagindeling te kijken. Zou je dit ritme gezond noemen en waarom? Wat valt er te verbeteren?

Gwen

Gwen is een zeer gepassioneerde werknemer in een museum. Ze is altijd behulpzaam als haar iets wordt gevraagd en staat voor iedereen klaar. Tegelijk heeft ze daardoor haar eigen werk vaak niet af. Dit frustreert haar. Ook krijgt ze regelmatig feedback tijdens vergaderingen, omdat ze haar zaakjes niet op orde heeft. Dit terwijl ze zo hard werkt en zo gewaardeerd wordt door collega’s. Met de vraag wat ze anders zou kunnen doen, komt ze bij mij.

We voeren enkele gesprekken en bespreken daarbij haar dagindeling. Gwen besluit om, zoals ze gewoon was, om 7.00 uur te beginnen. Dan gaat de deur dicht, telefoon uit en mailbox dicht. Ze gaat eerst drie uur werken aan zaken die gedaan moeten worden. Na 10.00 uur komt ze tevoorschijn. In de goede sfeer die er is in het museum wordt gegrapt: “Zo, het is 10.00 uur, Gwen is ook wakker!”

De keuze voor een gerichte dagindeling levert Gwen veel op. Haar effectiviteit is vergroot, ze ervaart veel minder frustratie en de feedback is voorbij.

Conclusie

Een duidelijke dagindeling zorgt voor meer rust, energie en leidt tot een hoge effectiviteit. Ook scheppen we hiermee duidelijkheid in ons werk naar onszelf en anderen. Dit heeft ook weer een positieve invloed op ons zelfrespect.

Groeivraag

Hoe tevreden ben jij over je dag- en weekindeling? Hoe tevreden ben je over je effectiviteit? Zijn er taken die je beter op een ander moment zou kunnen plannen? Wat zou je, aan de hand van dit blog, kunnen doen?

Volgende week

Dit was de vijfde aflevering binnen deze serie rondom timemanagement. Volgende week gaat het over het verband tussen tijd en aandachtig luisteren. Tot dan!

Bronnen

Derckse, Wil (2003), Een leefregel voor beginners. Benedictijnse spiritualiteit voor het dagelijks leven, Tielt: Lannoo.

Hulst, Denise (2010), Een volle agenda, maar nooit meer druk. Benedictijns timemanagement, Kampen: Uitgeverij Ten Have.

Over het blog

De missie van Loopbaanparadox is: “Kwetsbaarheid is kracht. Menselijk maatwerk in duurzaam, inspirerend en ambachtelijk loopbaan- en studiekeuzeadvies”. Het blog draagt in dit kader kennis, inspiratie en deskundigheid over en verschijnt iedere maandag.

De foto is een coproductie van Marcel Sjoers, ergotherapeut en fotograaf (www.marcelsjoers.nl) en Cora van Rossum, loopbaanadviseur, coach, ergotherapeut en pastoraal werker (www.loopbaanparadox.nl). De foto’s zijn te bestellen bij Marcel Sjoers via marcel@marcelsjoers.nl

Dit blog staat onder redactie van Marleen Schoonderwoerd ( http://www.linkedin.com/in/marleenschoonderwoerd ), redacteur.

Cora van Rossum – www.loopbaanparadox.nl – 12-1-2015