Inleiding
Inspiratie en stilte is een van de kernwaarden van Loopbaanparadox. In samenhang hiermee schrijf ik in de komende jaren verschillende blogseries. Na de eerste serie Stilte en bezieling volgt nu Timemanagement.

In de blogserie Timemanagement bied ik inspiratie op basis van het benedictijnse gedachtegoed. Het gaat hierbij om vragen als: hoe ga ik om met mijn taken en tijd? Het blog van vandaag gaat over hoe je je aandacht houdt bij je taak.

Elk blog sluit af met een groeivraag. Wanneer hierdoor persoonlijke dilemma’s of ervaringen naar boven komen, is mailen hierover altijd kosteloos mogelijk ( cora@loopbaanparadox.nl ).

Citaten
“Ik onderscheid twee soorten tussentijd:
1. De tijd die zit tussen beginnen en ophouden. Ben je bewust bezig met de taak die je uitvoert of ben je met honderd en één andere dingen bezig?
2. De tijd die zit tussen ergens mee ophouden en beginnen. Je stopt bewust met je taak, zodat je iets kunt drinken, kunt bewegen of een korte meditatie kunt doen, voordat je begint met je volgende taak.” (Hulst, 2010, p. 41)

“Benedictus ging ervan uit dat als we onze aandacht richten op het stukje tijd dat ligt tussen beginnen en ophouden, er kwaliteit in de handeling zelf komt. De aandacht gaat dan niet (zoals in veel organisaties vandaag de dag) uit naar het halen van de finish, het afhebben of het afmaken van een taak, maar naar het proces zelf. Je bent bewust bezig met dit moment, deze fase van je werk waar je nu in zit; bij het creëren en ontwikkelen. Het gericht en geconcentreerd werken aan een taak in de tussentijd, zonder bezig te zijn met de toekomst of het verleden, schept verbinding met die taak. Je kunt onbekommerd met je taak bezig zijn, tot het moment daar is om te stoppen en met iets anders verder te gaan.” (Hulst, 2010, p. 43)

“Bellen, televisiekijken en ondertussen je e-mail checken. De multitasker denkt het allemaal tegelijk te kunnen. En in eerste instantie lijkt het efficiënt om alles tegelijkertijd te doen, maar onderzoekers Eyal Ophir, Clifford Nass en Anthony Wagner van de Amerikaanse universiteit in Stanford beweren het tegenovergestelde: ‘Multitaskers bakken er niet van,’ luidt hun oordeel.

(…) onderzoekers gingen ervan uit dat multitaskers een speciale gave zouden hebben om meerdere dingen tegelijkertijd te kunnen doen. Nass en zijn collega’s onderzochten om die reden waar multitaskers dan precies beter in zouden zijn. ‘We vonden niets,’ concluderen ze in een interview. Doordat multitaskers zich op alles tegelijk proberen te concentreren, kunnen ze irrelevante informatie niet negeren. Ook bleek uit het onderzoek dat ‘zware’ multitaskers een slechter geheugen hebben dan ‘lichte’ multitaskers en informatie niet uit elkaar houden. De onderzoekers vermoeden dat door minder te doen, je meer voor elkaar krijgt. Dus misschien is het tijd om met multitasken te stoppen.” (Hulst, 2010, p. 43)

De kunst van het volhouden binnen je organisatie
Multitaskers bakken er niets van, luidt het statement van bovenstaande onderzoekers. Dit sluit aan bij een gedachte die wel vaker in mij opkomt: is onze maatschappij nu zoveel beter en productiever dan een eeuw geleden? Ik betwijfel het. Het is mijn indruk dat we multitasken tot een nieuw soort religie hebben verheven. Als we met elkaar maar zeggen dat we het steendruk hebben en alle ballen tegelijk in de lucht houden, dan doen we mee.

Ik wil helemaal niet meedoen! Wel met het gezonde maatschappelijk verkeer en in mijn taken en verantwoordelijkheden. Niet met multitasken en drukdoen. Ik word er vaak doodmoe van. En ook niet productiever. Ik zou terug willen naar een rustiger samenleving, noem het Benedictijns. En ik durf het statement aan, met bovenstaande wetenschappers en schrijvers dat we dan effectiever worden. Zullen we het proberen?

Sjaak
Sjaak is decaan op een school. Tevens is hij docent wiskunde en heeft een redelijke hoeveelheid aan andere taken en verantwoordelijkheden. Sjaak heeft een groot verantwoordelijkheidsgevoel. Hij wil wat hij doet heel goed doen en is ’s avonds vaak nog met zijn werk bezig. Sjaak komt bij mij omdat hij hier beter mee wil leren omgaan.

Een eerste stap voor Sjaak is om te bepalen wat zijn drijfveren en waarden zijn. Hieruit komt onder andere naar voren, dat Sjaak betrouwbaar wil zijn, kwaliteit wil leveren en plezier in zijn werk wil hebben. Wanneer we hierover doorpraten, blijkt dat Sjaak het gevoel heeft dat hij op alle drie deze voor hem belangrijke punten voortdurend faalt. Hij kan afspraken niet nakomen omdat er voortdurend andere dingen tussendoor komen. Daardoor voelt hij zich niet betrouwbaar. Maar daardoor kan hij ook geen goede kwaliteit leveren. Bovendien heeft Sjaak door het “teveel” veel minder plezier in zijn werk.

Sjaak maakt drastische keuzes om meer aandacht te schenken aan zijn persoonlijke waarden. Hij legt een aantal taken neer, zodat hij in het geheel van zijn agenda meer lucht krijgt. Op donderdag is het decanendag, dus een dag waarop hij geen lessen hoeft te geven en zich geheel kan wijden aan het decanaat. Deze dag ging altijd op aan allerlei zaken. Nu plant hij bewust twee uur op die dag waarop de deur dicht zit, de telefoon uit, zodat hij stukken kan lezen en uitwerken en inhoudelijk met het decanaat bezig kan zijn. Van tevoren plant hij gesprekken met leerlingen in voor vier uur op die dag. Vervolgens plant hij op een vaste tijd een overleg met zijn collega-decaan, zodat zij zaken kunnen afstemmen.

De keuzes van Sjaak scheppen helderheid in zijn dagindeling en helpen hem om bewust aandacht te schenken aan de verschillende taken op een dag.

Conclusie
Ik geloof dat we onze tijd anders, kwalitatiever en rijker in kunnen delen. Dat vraagt keuzes en soms tegen de stroom in roeien. Wanneer je standvastig bent in je keuzes, wennen mensen eraan en gaan ze het mogelijk zelfs interessant vinden. Ik geloof dat je meer rust en stilte creëert, in je dag, maar ook in je eigen commitment aan je taken. Dit zal je zelfrespect verhogen.

Groeivraag
Welke drie dingen wil jij in jouw programma en/of je commitment aan je taken aanpassen, zodat je een bevredigender werkdag krijgt? Hoe ga je dat doen? Maak een concreet actieplan. Dat hoeft niet groot en ingewikkeld.

Volgende week
Dit was de derde aflevering binnen deze serie rondom timemanagement. Volgende week gaat het over “de kunst van het ophouden”. Tot dan!

Bronnen
Derckse, Wil, Een leefregel voor beginners. Benedictijnse spiritualiteit voor het dagelijks leven (2003), Tielt: Lannoo
Hulst, Denise, Een volle agenda, maar nooit meer druk. Benedictijns timemanagement (2010), Kampen: Uitgeverij Ten Have

Over het blog
De missie van Loopbaanparadox is: “Kwetsbaarheid is kracht. Menselijk maatwerk in duurzaam, inspirerend en ambachtelijk loopbaan- en studiekeuzeadvies”. Het blog draagt in dit kader kennis, inspiratie en deskundigheid over en verschijnt iedere maandag.

De foto is een coproductie van Marcel Sjoers, ergotherapeut en fotograaf (www.marcelsjoers.nl) en Cora van Rossum, loopbaanadviseur, coach, ergotherapeut en pastoraal werker (www.loopbaanparadox.nl). De foto’s zijn te bestellen bij Marcel Sjoers via marcel@marcelsjoers.nl

Dit blog staat onder redactie van Marleen Schoonderwoerd ( http://www.linkedin.com/in/marleenschoonderwoerd ), redacteur.

Cora van Rossum – www.loopbaanparadox.nl – 15-12-2014